ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

「脱ハンコ!」自宅でもスマホからでも

2021.02.10
クラウドサービス

第3波が猛威を振るい、テレワーク継続中の企業もまだまだ多いようです。
コロナは嫌ですが、テレワークが身近になったことでWEB会議をはじめ「クラウド化」が猛スピードで進んだことは良かったのかもしれません。少子高齢化が深刻な日本にとって、いつでもどこでも働ける環境は「働き手の確保」に繋がりますから。

イデックスビジネスサービス(以下ibs)では可能な範囲でテレワーク勤務を継続していますが、比較的紙の業務が残っている総務部門の中でも稟議書や捺印申請などはクラウド移行済みでしたが、「契約書締結」は紙のままでした。

出社が必要で手間のかかる業務の1つでした。

そんな中、政府の脱ハンコ!にも後押しされ、2020年11月より「クラウドサイン」を導入しました。
「クラウドサイン」とは面倒な手続きなく簡単に使えるクラウド型の電子契約サービスです。

クラウドサインの流れ

  1. メールで届いた書類のリンクをクリック
  2. オンラインで書類を確認
  3. 合意締結!!

受信者は​アカウント登録が不要で、以下のメリットを享受できます。

◆テレワーク対応
押印や書類の受渡しのための出社を回避

◆コスト削減
印紙代不要、印刷・郵送・保管コスト、人件費の削減

◆契約締結のスピード化
所要時間(目安):電子契約2~3分>紙締結1~2週間

◆ガバナンス強化
契約期限の管理(アラーム機能で解約、更新漏れを防止)

クラウドサインを選定した理由

①圧倒的な市場シェア(電子契約利用企業の約80%が利用!)
②導入のしやすさ(電子証明書が不要)
③相手方へのすすめ易さ(①×②!!)

クラウドですのでユーザー登録と権限の設定をして1週間もあればすぐに導入できるのも利点です!

ibsで一番時間をかけたのは「運用ルール作成」です。クラウドサイン上で契約書の確認を誰が行うかという点について検討を重ね、最終的には漏れのないように担当者⇒決裁者の2段階チェックの設定にすることで、相手方とibsの双方の業務簡略化と安心を叶える運用ルールができました。

電子契約システムの導入は自社内で完結して満足するのが目的ではなく、あくまでも相手があってのもの。
取引先にとっても使いやすく、お互いに納得できる​ことが、導入成功への鍵だと考えています。

電子契約をした相手方のご担当者からは、

「押印や郵送の手間が省けて、締結までの時間短縮にもつながりました!」
「外出先でも在宅勤務でも、場所を選ばないのはいいですね!!」
「思っていたより簡単過ぎて、初めてでしたが1~2分で終わってしまいました!」

こんなうれしいお声をいただき、改めて導入して良かったと感じました!

クラウドサインでの契約書締結依頼があった際には、どこでも!スマホでも!アカウント登録なしでできる電子契約を、試しに使ってみてはいかがでしょうか(^^♪

ibsでは「クラウドサイン」のお取り扱いをはじめました。みなさまの『なくては・ならない・なにか♬』になることを目指して!

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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