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オフィス移転の電話工事の流れを把握!注意点と工事が要らない方法紹介

2021.10.01
オフィス移転・引っ越しクラウドPBX

オフィス移転では、数多くのタスクがあります。
移転において電話工事は比較的後回しにされがちですが、実はさまざまな手配があり、日程調整が重要となります。
スムーズに移設工事ができなければ、長時間電話が繋がらなくなったり、場合よっては電話回線が移転に間に合わないケースもあり、会社業務に支障が出てしまいます。
                      
また移転に伴い電話番号が変わる場合は、顧客先や取引先へ周知徹底する作業の同時進行も必要です。

まずはオフィス移転に伴う電話工事の流れと、都度発生するさまざまな注意点を把握しましょう。

また、電話工事が容易(または安価)で、コストカットできる新しいオフィス電話のシステムについてもご紹介します。
ご担当の方はぜひ参考にしてください。

 

オフィス移転時の電話工事の流れ

電話回線の移転工事は、依頼から工事完了まで1~2ヶ月程度かかることが予想されます。
※NTTおよび電話会社への移転手配は、1か月前から受け付けてもらえますので、早めに申込をされることをお勧めいたします。

そのため依頼がぎりぎりになると、移転希望日に工事が出来ない可能性もあります。

また電話工事に関する作業は業者選定や打ち合わせにも時間がかかります。それもふまえて3~4ヶ月前から動き始めると、業者選定なども余裕を持って取り組めるでしょう。
まずは実際の電話工事の流れを確認しながら、それぞれの注意点を解説していきます。

 

電話会社へ移転予定を連絡

現在契約している電話回線サービス提供会社へ移転する旨を知らせます。

NTTなら「116」、他の電話会社なら問い合わせ先を請求書などで確認して、移転先住所・電話の移転希望日を伝えましょう。
その後の必要な手続きを教えてもらえます。

また移転先で現在の番号をそのまま使用できるかの確認も必要です。移転先が近場だからといって、電話番号が変わらないわけではありません。
変更の場合は、代表・直通番号・FAX番号など、すべての番号を新しくする必要があるので確認が必要です。

 

電話番号が変わる場合の対応

電話番号が変わる場合さまざまな手続きが必要になります。

《電話番号変更に伴う作業》

  • 移転前電話番号の無料自動音声ガイダンスサービスの申し込み
  • ホームページやSNSなどの電話番号修正
  • 名刺・封筒・ゴム印などの変更

 

電話回線の確認・移転先の回線決定

現在使用している電話回線の契約内容を確認します。同時に移転先でご利用になる回線の種類を決定しましょう。(ひかり電話、ISDN等)

回線種類を変更することで、コスト削減につながることもあります。移転のタイミングで変更も検討してみましょう。

《回線種類と同時に決める内容》

  • どの電話回線やサービス提供会社を利用するか
  • 必要回線数(同時通話が可能な数)や電話番号の必要数
  • ビジネスフォンの台数の増減(※追加購入できるか・すべて入れ替えるのか) 

 

電話工事のタイミング

工事のタイミングにも注意が必要です。
移転先にて電話番号が変わる場合はそれほど問題ありませんが、移転先でもそのまま今の電話番号をそのまま使用する場合、元のオフィスの回線切断と新オフィスの開通作業でできる「電話がつながらない時間」をできるだけ短くする工夫が必要です。

業者にその旨を相談してみましょう。

 

オフィス移転は電話回線を見直すチャンス

コロナ禍でテレワークを実施する企業も増え、オフィス内における電話のあり方が変わってきています。
事務所に電話がかかってくるから誰かがオフィスにいなければならないというのは、コスパが悪いと感じている人もいるのではないでしょうか?

オフィス移転は電話回線見直しのチャンスでもあります。

利便性・コスパなどさまざまな点からおすすめしたいのは、「クラウドPBX」です。

 

「クラウドPBX」ならスマートフォンが固定内線電話機の代わりに

PBXとはオフィスで利用する電話主装置(交換機)のこと。
クラウドPBXとは、従来、オフィス内に設置してあったPBX(電話交換機)を、インターネット上に用意した機能(サービス)で、 インターネットの環境を用意することで内線・外線通話や転送などを行えるサービスです。
そのためオフィス内に主装置の設置が不要なります。
※クラウドPBX用の専用ルーターは必要となります。

クラウドPBXなら社員の持っているスマートフォンが、固定内線電話機の代わりになります。また、置き型電話機が不要な場合は配線工事が不要です。
ビジネスフォンが不要になるので、初期導入費用が通常よりも安価に済むのも魅力の一つです。

回線の設定などもすべてブラウザ上で完結し、余計な手間もかかりません。

 

クラウドPBXの機能

クラウドPBXは個人所有のスマートフォンでも、専用アプリを入れることで、会社にかかってきた電話を受けられます。
かかった料金は個人の電話代とは別にアプリ上でしっかり管理されているので、スマホの通話は、データパケット通信をを使うので個人の通話料に上乗せされる心配はありません。

また以下のような通常のビジネスフォンと同様の機能があるので、社内に誰もいなくても一切問題ありません。

クラウドPBXでできること

  • 外線発信・着信
  • 内線発信・着信
  • 保留・転送
  • 社内チャット
  • 電話帳機能 …など

※機能はサービスによって異なります。

 

クラウドPBXのメリット・デメリット

ではここでクラウドPBXのメリット・デメリットを確認しておきましょう。

メリット 

  • 交換機やビジネスフォンを設置しなくて済むため工事費用が少なくてコスパがいい
  • 月額使用料も電話機のリース代や通常の通話料を考えると、かなり割安
  • ビジネスフォンを設置しない分、スペースに空きができる
  • 外回りやテレワークでも使用可能
  • Webやアプリで設定可能
  • 条件さえ満たせば、現在の番号をそのまま使える

 

デメリット

  • クラウド上ですべてが完結するので、ネット環境が重要
  • 安定した回線速度・Wi-Fi環境の整備が必要
  • 通話品質が、ネット通信環境に影響を受けやすい

詳しくは「クラウドPBXとは」でご確認ください。

 

「ラクリノ.Office」でクラウドPBX導入

「ラクリノ.Office」は株式会社イデックスビジネスサービスのオフィスリノベーションをご提案するサービスです。
オフィス移転をワンストップで対応し、働きやすいレイアウト作成やクラウドPBX・RPA・業務効率化等をご提案しています。

「ラクリノ.Office」の売りは、複数のクラウドPBXサービスのメリット・デメリットを把握していることです。
比較・検討できるからこそ、お客様の環境や現在のご利用機器の状況に合わせてベストなプランをご提案できます。

クラウドPBXに興味があるという方は、お気軽にご相談ください。

 

ラクリノ.Office

  • お電話:0800-200-7100(受付時間9:00〜17:00)※土/日/祝以外
  • メール:こちらより24時間ご相談を受け付けております。

 

まとめ

オフィス移転は、電話以外にもさまざまな作業があります。
電話工事ひとつに時間をかけてはいられません。スムーズに作業を行うためにも、なるべく早めに取り掛かりましょう。

クラウドPBXなら、工事の打ち合わせや立ち会いなど余計な手間をほとんどかけることなく導入可能です。
またビジネスフォン購入や工事費用がかからないため、移転費用を抑えることにもつながります。

移転を機に導入を考えてみてはいかがですか?
オフィス移転や、テレワークなど働き方の変化にあった電話の利用で、社内の利便性をアップさせましょう。

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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