ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

できるところから始めよう!書類の電子化

2021.10.01
ペーパーレス化・電子サイン

オフィスでは日々たくさんの紙を使って業務を進めていて、膨大な資料を事業所内に保管していませんか?
紙で保管すると保管場所も必要で、都度書類を探すことで時間がかかったりと、多くの問題も発生しているかもしれません。

約6割以上の方がテレワーク中に「やむなく出社」している

捺印や書類へのサイン」「オフィス保管の紙書類の確認」などのために約6割の人が出社したことがある、といったデータもあるほどで、作業効率が悪いと感じる業務の中には「紙の作業」が関わっていることが多いのです。これは「テレワーク推進を遅らせている大きな要因の一つにもなっています。

また社会の変化や電子帳簿保存法改正やインボイス制度の導入などの法改正による対応もあり、「書類の電子化」を検討される事業所が増えてきています。


書類を電子化する6つのメリット

  1. 業務効率化・意思決定の精度向上
  2. 紙の印刷・保管コストの削減
  3. 書類検索の効率化
  4. セキュリティの強化
  5. 多様な働き方に対応
  6. 省スペース化(書類の保管が不要)
  7. 環境保護

紙の書類を電子化することで、書類の申請や承認がWeb上で完結するため、使う場所を選びません。
また、ファイルの管理もPC上で行えるため、紙での保管は不要です。

システム上でファイルの検索が可能なので、書類を探すために使っていた時間をカットして、業務効率化も図れます

 

書類の電子化をするとどうなる?

イデックスビジネスサービスでは書類の電子化が進んでいたおかげで、かなりスムーズにテレワークが進みました。担当業務によりますが、私の場合は業務で「紙」を扱うことは ほとんどありません。

実際、弊社ではこんな感じです!

ケース① 会議の資料は印刷不要

会議では資料を印刷して、ホチキス止めして、配布して…といった作業はなく、クラウドストレージで資料データをメンバーに共有し、ノートパソコンからモニターに投影するので印刷不要!

ケース② 外出先でも承認&決裁が可能

上司がテレワークや外出中でも残業申請などの書類を文書管理ソフトのトレイに入れておくと、外出先からでも電子印を押印してもらえるので、スピード承認&決裁が可能!

ケース③ Faxは印刷せずに内容を確認できる

Faxもクラウドストレージを使っているので紙で印刷する必要がなく、自宅からPC上で確認することができ、文書管理ソフトを使って書類に押印&追記もできます。

ケース④ 契約書締結にかかる時間や費用を減らせる

社外との契約書締結をクラウド上で行うので、捺印や郵送で時間がかかったり、印紙不要なので費用がかさむ心配なし!

 

サービスやツールを使って効率的に電子化できる

書類の電子化の作業には手間がかかると思っていませんか?
実はちょっとしたサービスやツールを使うことで、電子化の作業は大幅に効率化できます。

上述の弊社のケースでは、このようなサービスやツールを使用し効率的に電子化しています。

イデックスビジネスサービスで実際に導入している電子化ツール

  • ファイル管理・共有(ケース①・③)
    クラウドストレージ 【Dropbox】

  • 電子文書と電子化した紙文書を一元管理(ケース②・③)
    文書管理ソフト 【DocuWorks】 

  • 社外との契約書締結(ケース④)
    電子契約サービス 【クラウドサイン】 

これからは育児や介護など男女問わずライフイベントに応じた多様な働き方を整備しておくことが「働き手から選ばれる職場」にもつながる時代です。
できるところから書類を電子化することで「どこにいても」「いつでも」「安全に」必要な書類にアクセスできる環境を整えてみませんか?

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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