ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

【オフィス移転】のやることチェック!全14項目を徹底解説

2021.10.25
オフィス移転・引っ越し

オフィス移転はさまざまな業者とのやり取りや提出書類の準備、取引先への連絡など多くのタスクがあります。慌てないためにも半年以上前から準備が必要です。まずはどの時点でどういった作業が必要なのか確認し、スムーズにこなしていけるようにしましょう。

「オフィス移転はやることがいっぱいで困る。」
「どんなスケジュールで準備すればいいの?」

コロナ禍でオフィスを縮小したり、都市部から地方へ移転する会社が増えています。
通常業務を行いながらのオフィス移転準備はかなりハードです。

スムーズに行うコツは、作業を順序だてて考えること。
移転を決めた時点でスケジュールを立て、タスクの見える化を行いましょう。

ここでは現在のオフィスを引き渡すまでの14項目の流れを順を追ってご紹介します。
またどうしても多くの業者が関わり複雑になりがちなオフィス移転を、効率的に進める方法もご案内します。

移転を考え始めた企業のご担当の方は、ぜひご覧ください。



オフィス移転のスケジュールを把握

オフィスの移転は、会社がより飛躍する絶好のチャンスです。
支出費用の見直しや社内の働きやすさの改善、社員の新規採用など多くのことを修正・改善できます。

しかしオフィス移転の準備を怠れば、移転後すぐに稼働できない・支出ばかりが増えてしまうといったことになりかねません。 しっかりと順序だてて、スムーズなオフィス移転をしましょう。 

オフィス移転の準備期間としては、およそ6~8か月の日数を必要とします。
まずはそのスケジュールを把握し、逆算して予定を立てていきましょう。



オフィス移転の6~8か月前の準備事項

まずは現在のオフィスに関することから着手していきます。
新オフィスで業務スタート日時を設定し、そこから6~8ヶ月前から動き始めましょう。


①現在のオフィスの解約告知

解約告知はいつまでに連絡するべきか、原状回復はどこまですればいいのかといったことを契約書で確認しましょう。

一般的に退去の半年前までに連絡を行います。
また受け渡し日までに「原状回復」、つまり入居当初の状態に戻して返却しなければなりません。

ここで注意しなければならないのは、原状回復を行うのは転居後だということです。
その分余裕をもって解約日を設定する必要があります。


②社員へ告知する

転居が決まったら、移転することを社員へ告知します。

移転は通常業務を行いながらの作業。
とても時間と労力がかかります。
早めに伝え、なるべく一人に負担がかからないよう役割分担を行います。

また社員が個々に行うべきことを明確化しておきましょう。

社員が行うべきことは、

  • 自分の身の回りのものを「要」「不要」に振り分ける。
  • 梱包作業を行う
  • データバックアップ(社内まとめて業者に依頼することも考える)
  • 社内データ整理・紙データの電子化・ペーパレス化も移転時に実施がオススメです。
などです。

不用品の処分費が高額になることも予想されるうえ、不用品の量によっては引越し費用も変わってきます。
社員の不用品がどの程度出るのかを把握できたら、引越し費用を試算しましょう。


③移転先を決める

まずは引越し後にどの程度の家賃を出せるのか決めておきましょう。
移転先が決まったら、現状とどの程度の差になるかを試算することも必要です。

また入居の際に審査がある場合があります。
「登記簿謄本」や「印鑑証明」などの書類を求められることもあるので、すぐに準備できるようにしておくとスムーズです。


移転先の決定方法

移転先を決定する場合、移転する目的を明確にしましょう。

《移転する目的》

  • 手狭になった。(社員が増えた。)
  • テナント建物の耐震性や老朽化などを考慮した移転。
  • 現在の設備が不十分(セキュリティ面や衛生面など)。
  • 家賃・テナント料金が高すぎる。
  • リモートワークが増えオフィス効率を考え移転したい。
  • オフィスの利便性が悪いので、採用強化を目的としたオフィス移転

このように移転する目的が明確になることで、移転先に何を望むのか分かってきます。

《移転先に望むもの》

  • 今より広い。
  • 駐車場がある。
  • 公共交通機関が充実している。(駅に近い。)
  • 立地がいい(銀行・役所・郵便局・飲食店が近いなど)
  • 取引先までのアクセスや距離

これらの中で、どういったことを重視するか分かったところで移転先を探し始めましょう。
退去時までに引越しが完了できるかどうかの確認も必要です。


移転先決定の注意点

移転先を決定をする際に、いくつかの注意点があります。
以下はオフィス移転をする際に、失敗したと感じることの一例です。

《オフィス移転で失敗したこと》

  • 理想のレイアウトにならなかった。
  • いろいろな業者が入って調整が大変だった。
  • 社員数が想定以上に増え結局手狭になった。
  • 社員の通勤時間が長くなってしまった。
  • オフィスの入っているビルが、夜閉まるのが早すぎた。

こうならないためにも、移転先決定は慎重に行わなければなりません。
特に注意しなければならないのは、将来性・業者選び・レイアウトです。


まずは「将来性」
将来的にどれぐらいまで会社の規模を拡張し、社員を増やしていこうと思っているのかをよく考えておかなければなりません。 また社員の通勤時間や残業の有無なども確認をして、移転後に支障がないようにしましょう。

社員の通勤時間が長くなれば、交通費も変わります。
さらに残業の多い会社の場合、入居するビルの閉鎖時間が早ければ仕事が進まなくなってしまうでしょう。


次に「業者選び」
引越し業者や内装業者・工事関連など、オフィスの移転は多くの業者が関わります。
それらを効率よく行っていかなければ、テンポよく進めていくのは困難です。

解決策としては、一つの業者に集約してしまうこと。
オフィス移転を専門に扱う業者の中には、移転先決定から引越し、場合によってはその後のフォローまですべてを一括して行ってくれる業者があります。
こういった業者に依頼すれば、いちいちそれぞれの業者に連絡を取る手間もなくスムーズに移転作業・日常業務を行えます。


そして「レイアウト」
レイアウトは社員の動線やスペースの有効活用、一人当たりどの程度の面積が必要か?といったことを考慮しながら考えていかなければなりません。
使用する家具の形や大きさもオフィスの使用感に関わってくるため、適切な配置を考える必要があります。
自分たちで考えるのが大変…という場合は、こちらも業者に依頼することで解決します。



オフィス移転の4~5か月前の準備事項

引き渡しの4~5か月前になったら、さまざまな作業を委託する業者選定を行いましょう。
早めに依頼することで、希望の日時で行ってもらえる可能性も高くなります。


④原状回復の業者選定

原状回復の業者は管理会社指定の業者があるかをまず確認しましょう。

特に指定業者がなければ業者を選定し、工事日数を確認します。
どの程度まで原状回復が必要なのか、トラブルにならないように管理会社へ確認と打ち合わせを事前に行っておきましょう。

また原状回復にどの程度の日数がかかるかも確認する必要があります。

原状回復の日数は着工からおよそ1~3週間程度。
オフィスの広さによってはそれ以上かかることもあります。

着工までの業者選定や打ち合わせ期間も1ヶ月程度は余裕を持ちたいので、引き渡しの2ヶ月前までには業者を決定し移転でき次第着工という形をとりましょう。


⑤移転先のレイアウトを決定する

移転先のレイアウトを決定します。

そのレイアウトで、現状抱えている悩みが解決できるのか確認します。
たとえば来客の多い会社なら会議室を多めに作る。
Web会議や商談用スペースとして、インターネット設備の整った個室ブースを設置する。
ほとんど外回りで事務所にいない場合、営業のデスクスペースを減らす…といったことです。

会議室や応接室・休憩室なども使いやすいレイアウトを考えましょう。
効率的で社員が動きやすいレイアウトを意識しましょう。

レイアウトを工夫することで、動線がスムーズになり業務もはかどります。

またレイアウトを決定する際は、法的な面も考慮しましょう。
天井まで間仕切りをした個室を新たに設置すると、追加で消防設備の設置が必要な場合があります。
もし費用を抑えたい場合は、現状の火災報知機等の場所を考慮して間仕切りするか、欄間(ランマ)を作って完全な壁にしないことです。
他にも規制があるので、業者に確認を取りながらレイアウトを決定していきます。


⑥廃棄と新規購入するものをリストアップ

元のオフィスで使用していたキャビネットやデスクなどが移転先でも使えるかどうかは、一つひとつ確認しなければ分かりません。
移転先のレイアウトが決まった時点で、何を処分し何を今後も使用するのか決定しましょう。

また購入せずにリースで対応するという選択肢もあります。
購入とリースどちらのコスパがいいか比較してみましょう。

廃棄の場合には専門業者に依頼する必要があります。
契約後引き取ってもらいますが、処分料や運搬料がかかるので見積もりを依頼しましょう。

現状リースしているものがあれば、今後も使うのか移転先で新しいものに変えるのかを決定しましょう。


⑦移転先の工事委託先を決定する

移転先では「内装工事」「電源・電話・LAN」「セキュリティ関連」「什器設置」「電気工事」「空調」「照明」「防災設備」の工事が行われます。

その中でも「空調設備」「電気工事」「照明」「防災設備」については【B工事】と呼ばれ、賃借人の費用負担かつ管理会社の指定工事業者が施工することが多いです。

また、専有部内の「内装工事」「電源・電話・LAN」「セキュリティ関連」「什器設置」については【A工事】となり賃借人の選定した工事業者が施工します。
同時進行できない工事に関してはスケジュール調整が必要です。B工事の範囲を管理会社に確認してからA工事の工事業者を決定しましょう。



オフィス移転の2~3か月前の準備事項

移転まで残り2~3ヶ月前になると、確認しなければならないことが多くなってきます。
一つひとつ不備がないように進めましょう。


⑧チェックリストの作成

仕事の漏れがないように、まずはチェックリストの作成をおすすめします。
企業がオフィスを移転する場合、さまざまな届け出が必要な場合があります。

たとえば法務局へ「本店移転登記申請書」、税務署へは納税地の「変更移動届出書」や「本店移転登記申請書」などです。
また郵便局へ転居届を提出したり、銀行へ住所変更の届け出をする必要もあります。

届け出なければならない書類は各分野でかなりの数あります。
これらの届け出書類に関してチェックリストを作成すると便利です。


⑨TEL・インターネット・複合機・LAN工事などの手配

TEL・インターネット工事は、年度末など工事手配に時間がかかることがあるため、遅くとも2か月前には手続きを完了させましょう。

複合機などは引越し業者で請け負ってくれる場合もありますが、メーカーサポートが切れるところもあるので注意が必要です。移転の際は必ずメーカーや販売店などへ確認しましょう。

LAN工事は先のことを考えた配線工事をする必要があります。もしくは移転のタイミングで無線LANに変更することもおすすめです。求める品質によって工事業者を選定しましょう。

意外とインターネットの移転手配は忘れがちですが、業務インフラでもありますので忘れないようにしましょう。


⑩挨拶状・名刺・封筒の作成

取引先やお客様への移転のお知らせを作成し、順次発送していきます。
取引先へは2~3ヶ月前、お客様へは2週間~1ヶ月前までには到着するように手配します。
同時に社員の使っている名刺や社用封筒も新住所で発注しておきましょう。


⑪引越し業者依頼

引越し業者は複数業者から見積もりをもらい比較することをおすすめします。
早めに依頼したり、繁忙期を避ければコストを抑えられる可能性もあります。

またどこまで作業してもらえるかの確認も忘れないようにしましょう。

業者によっては、廃棄物の引き取りをしてくれるところもあります。
それぞれ専門業者の見積もりを貰い、引越し業者とどちらが割安にできるか比較して決定しましょう。

ただし選定の際は、価格だけでなく品質や施工方法、工数なども確認しながら総合的に判断することをオススメいたします。



オフィス移転1か月前の準備事項

いよいよオフィス業務機能を移転する時期です。
原状回復業者も入るので、返却日までにトラブルなく引き渡せるようこまめな確認が必要です。


⑫社員の引越し分担を決める

引越し当日、誰が何をするか分担を決めておきます。
1週間前ぐらいまでには決定しておきましょう。



オフィス引越し・引き渡し当日

引越し当日は移転先オフィス、原状回復が終わった旧オフィスは引き渡しに立ち会います。


⑬荷物の梱包・開梱

これまで使用していて、今後も使用する事務用品や個人の私物などを梱包していきます。

梱包したダンボールには「ラベリング」をオススメします。
用品名や使用場所など
記入しておくと、開梱に際に便利です。

また番号などを記入することで開梱作業時の順番など目視が可能となり、作業効率UPに役立ちます。


⑭機器類の動作確認

移転後は、早めにパソコンやコピー機といった機械類の動作確認を行いましょう。
インターネット接続も実施することを忘れずに。



オフィス移転を業務効率化や成長の機会に!

オフィス移転の理由はさまざまですが、移転をきっかけに会社がさらに飛躍するチャンスでもあります。
昨今の人手不足の背景から、従業員満足度をUPし離職者を減らす目的としてオフィス移転のご相談も多くなっています。

また利便性のよい場所へ移転したことでリクルート(採用)が好転したり、オフィス内のレイアウトやスペースを使いやすい物にした結果、「生産性や従業員満足度があがった」という声も多数いただいています。

次は、移転と同時に導入すると業務効率化できる機能を2つご紹介します。
それが「クラウドPBX」「RPA」です。


クラウドPBXの導入

コロナ禍でテレワークが増えている今、「クラウドPBX」が注目されています。

クラウドPBXなら従来型のビジネスフォンを設置する必要がなく大掛かりな工事も不要なので、コストカットに役立ちます。 電話番号は従来の番号を利用できるため、取引先やお客様に迷惑をかけることもありません。

また自宅にいながら、スマホから会社の番号で取引先に電話をかけられるので、テレワークにもぴったりです。

使い方は個人のスマホに専用のアプリを入れるだけ。
社用スマホを新たに用意する必要はありません。

さらに電話の固定費や転送サービスを使うこともなくなるので、継続的にかかっていた費用も削減できます。

詳しくはこちら:「クラウドPBX」


RPAで業務を効率化

  • 単純作業や日々の定型業務に時間を取られて、やるべき仕事ができない。
  • 人件費の削減をしたい。
  • 現状の人員で生産性を上げたい。

といった悩みに答えるのが、「RPA」です。

「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」とは人間が行っていた給与計算や商品管理を「ロボット」が代わりに行うものです。
単純作業をロボットに行わせることで、空いた時間を人にしかできない作業にまわすことができます。

人件費や残業代の削減にもつながり、仕事も効率化。
会社の発展に役立ちます。

詳しくはこちら:RPA 業務効率化

ではこのクラウドPBX、RPAはどこで依頼できるのでしょうか?

その両方を得意としているのが「ラクリノ.Office」です。
「ラクリノ.Office」は物件探しから引越しまでの作業をワンストップでサポートする会社です。



オシャレに画期的なオフィス移転なら「ラクリノ.Office」

「ラクリノ.Office」では、オフィス移転をトータルサポートすることで、働きやすい空間作りをお手伝いします。

先ほどご紹介した「クラウドPBX」「RPA」はもちろん、オフィス内のレイアウトもお任せください。
事務所スペースを細部にわたり有効活用し、利便性の高いオフィス空間をご提案します。
レイアウトの違いで、働きやすさが格段に変化することを実感できます。

またオフィス移転に伴うタスクの量は、驚くほど多いものです。
引越し後すぐに移転先で業務を開始するためにも、タスクの漏れは許されません。
担当されている方の中には、気が重いと感じている方もいるのではないでしょうか?

そんな作業を「ラクリノ.Office」が一括管理することで、多くの業者とのやり取りがなくなりご担当者様の負担を軽減します。 その分通常業務に打ち込むこともできるので、生産性を落とすことなく準備を進められます。


移転を機に生産性と働きやすさを手に入れる

「ラクリノ.Office」の得意分野は業務改善を主体としたオフィスづくりです。
「ネットワークの改善」「テレワーク導入支援」「RPA導入」…今まではなかなか着手できなかったこれらの業務改善は、オフィス移転が最大の好機。
それを逃す手はありません。

「ラクリノ.Office」では、お客様の悩みや必要なものを詳しくヒアリングしながら、最善の業務改善方法をご提案いたします。


「ラクリノ.Office」

お電話:0800-200-7100(受付時間9:00〜17:00)※土/日/祝以外
メール:こちらより24時間ご相談を受け付けております。



まとめ

オフィス移転は、移転先の選定から現在のオフィスの原状回復、さまざまな工事の手配など多くの作業を伴います。スケジュールをたて、通常業務と並行して多くの作業を行わなければなりません。

「ラクリノ.Office」ならオフィス移転をワンストップで請け負い、お客様の負担を最大限軽減いたします。
オフィス移転をお考えの方は、お気軽に「ラクリノ.Office」にお問い合わせください。

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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