ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

クラウドPBXのメリット・デメリットとは?問題点とその解決方法解説

2021.12.03
クラウドPBX

クラウドPBXのメリットはよく聞きますが、デメリットを知っていますか?コロナ禍で注目を集めているクラウドPBXはコスパ・利便性よしと、いい面ばかりが取り上げられます。ここではメリット・デメリットを解説、問題点とその解決方法をご紹介します。

コロナ禍でテレワークの需要が増え注目を集めているのが「クラウドPBX」です。

クラウドPBXなら社内に交換機や固定電話を置く必要がなく、事務所の電話機器へのコストを抑えることもできます。
またオフィスにいなくても会社に掛かってきた電話を外出先やご自宅でも受けられてテレワークにも便利なので、利用する企業が年々増え続けています。

しかしクラウドPBXを導入するなら、どんな利点や注意点があるのかを把握しておきたいですね。
ここではクラウドPBXのメリット・デメリットを詳しく解説します。

また問題点を解決する方法もご紹介しますので、導入を検討している企業の方は参考にしてみてください。



クラウドPBXとは?

PBX(Private Branch eXchangerの略)とは構内交換機、つまり電話交換機のことです。

通常の電話回線システムではオフィス内に交換機を設置し、そこから内線電話機やFAX等に接続しています。
しかし導入費用やビジネスフォンの購入、継続的なメンテナンスの必要性があることなどさまざまな問題点がありました。

そこで注目を集めているのがクラウドPBXです。

クラウドPBXとはPBXをクラウド化し、インターネット上で内線や外線通話、転送などのビジネスフォンで行える電話機能を利用できるサービスです。
インターネットに接続できる環境であれば、外出の多い営業担当者やテレワーク中の社員でも自分のパソコンやスマートフォンで会社にかかってきた電話に出ることが可能です。

コロナ禍でテレワークが増えたことも影響して、最近はクラウドPBXを導入する企業が増えてきました。

ここでは改めてクラウドPBXのメリット・デメリットを確認してみましょう。



クラウドPBXのメリット

まずはクラウドPBXのメリットです。
従来型のPBXで必須であったメンテナンスや工事面が大幅に改善され導入しやすくなっています。


個人スマホをそのまま使える

新しく社員が入社した場合、社員用のスマートフォンを持たせている企業も多いのではないでしょうか?
法人契約の携帯やスマホを購入する場合、その手続きや、初期設定等に意外と時間と手間がかかります。

クラウドPBXの一つ目のメリットは、個人のスマートフォンでも利用できることです。

個人のスマートフォンにアプリをインストールして、PBXの接続をするだけで、社内電話として利用できるようになります。
アプリから発信すれば会社番号からの発信とみなされ、費用が個人の通話料と混同することもありません。


工事費用不要

社員数の増減や、オフィス移転等があった場合には、BPXの設定変更や配線工事が必要となります。
ビジネスフォン購入や工事費用に数十万かかることもあります。

しかしクラウドPBXの場合、パソコンやスマートフォンにアプリを入れるだけで利用できるため、追加で工事費用がかかることはほとんどありません。
電話用の配線工事も必要最小限なので、事務所内もスッキリします。

既存の電話番号を引き続き利用する場合には、「VoIPゲートウェイ」という音声データ変換装置を取り付けるため、その機器代金と工事費用が必要となります。
本体は10万円前後、工事費用は1万円程度を予定しておきましょう。


内線通話が無料

通常のビジネスフォンの場合、社外に出ている社員に連絡を取る場合通話料がかかります。
しかしクラウドPBXでは、スマホ等でも、クラウドPBXに内線登録をされている端末については、すべての内線通話が無料となります。

営業先・テレワーク中でも、通話料を気にせずいつでも無料で会話ができます。
そのため毎月かかる通話料をかなり抑えられます。


メンテナンス・修理費用がかからない

通常のPBXではバージョンアップや設定変更、仕様変更等が必要な場合には、メンテナンス料がかかり、故障すれば修理費用もかかります。
しかしクラウドPBXの場合はバージョンアップ等については、管理しているメーカーが行い、設定変更等については、ユーザー側で実施できることも多く、メンテナンスの費用負担を抑えることも可能です。
※一部仕様変更につきましては、費用が掛かる場合がございます。


回線や端末の増減が楽

従来型のPBXで回線やビジネスフォンを増やす場合は、その都度業者に依頼して工事をしてもらう必要があります。
しかしクラウドPBXなら、ブラウザ上で簡単に変更手続きを行えます。
※IP電話機用のLAN配線等の工事が必要な場合は、費用が掛かります。


災害時でも使える

従来のビジネスフォンの場合、PBXを置いてあるオフィスが被災し使えなくなってしまうと電話もつながらなくなります。
しかしクラウドPBXなら、PBXがクラウド上に存在しているので、被災を回避することが可能で、リスクの軽減につながります。

またクラウドPBXに保管されている情報は予備でもデータ保管されていることが多いため、万が一の時にも安心です。



クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXがどんなに優れていても、何かしらデメリットがあるはずです。
デメリットもしっかり確認しておきましょう。


インターネット環境がないと使えない

当然のことですがクラウドPBXは、インターネット環境のない場所では使用できません。
またインターネット環境下でもお客様の通信環境の違いで、通信速度が遅くなると、内線、外線ともに繋がりづらくなることもございます。


音質が悪いことがある

クラウドPBX音質については、通常は携帯電話並みといわれており、通信環境やサービスによっては、固定電話並みと言われるものもあります。
最近は少なくなったと言われておりますが、通話の途切れや、ノイズが入るといった事が起きる場合もあるようです。


かけられない番号がある

クラウドPBXから発信ができない電話として、110や119等の緊急通話を利用することができないものもあります。
※携帯電話の番号からの発信は可能です。

また「177」の天気予報や「117」の時報、「0570」のナビダイヤルなどのサービスも利用できません。
ただし今後のネットワーク整備により、利用できるようになる可能性もあります。


今までの電話番号が使えない可能性がある

現在使用している固定電話の番号をそのまま引き継げば、取引先やお客様に番号変更の連絡をせずに済むので手間が省けます。
しかし中には番号を引き継げない場合があります。

例えばNTT東・西日本以外の回線の場合です。

クラウドPBXメーカーの中にはNTT以外対応していないことがあります。
※NTT以外(KDDIやソフトバンク)の電話番号対応のクラウドPBXのサービスもございます。

アナログおよびデジタル回線の場合、クラウドPBXに接続ができないため、「VoIPゲートウェイ」という専用のルーターを設置する必要があります。
「VoIPゲートウェイ」は購入すると10万円以上する上に設置費用もかかるため、初期費用としてはかなりの出費です。

他にもLNP(番号ポータビリティ)という、番号を変えずに通信事業者を変更する方法もあります。
ただし現在の番号を引き継げるかどうかは、現在の契約状況やクラウドPBXのサービスによって変わります。

メーカーに現状を伝え、確認を取ってもらうようにしましょう。



クラウドPBXの問題点を解決する方法

どんなシステムでもメリットもあればデメリットもあります。
それを理解したうえで、上手に付き合っていくことが大切です。

ではこれらのデメリットを解決する方法をご紹介します。


光回線を使う

インターネット環境には光回線・アナログ回線・デジタル回線があります。

クラウドPBXを利用する場合は光回線の利用をおすすめします。
なぜならアナログ回線やデジタル回線は、光回線と比べて圧倒的に通信速度が遅く、不安定だからです。


メーカー選びが重要

各メーカーが、さまざまなクラウドPBXを開発しています。
その中には残念ながら技術力が劣り音質に影響が出てしまうメーカーも存在します。

クラウドPBXで音質が悪いと感じる原因は、インターネット環境だけが問題ではなくクラウドPBX自体が問題の可能性もあるのです。
そのためクラウドPBX導入の際のメーカー選びには注意が必要です。


メーカー選択を間違えない方法

技術力のあるメーカーを見つける方法はいくつかあります。


① 口コミや実績数を確認する

そのメーカーのクラウドPBXが今までに何社ぐらい導入実績があり、満足度はどの程度かといったことはホームページで確認できることがあります。
導入数が多ければ多いほど、安心感がありますね。


② トライアルを行う

中には2週間程度の無料トライアルを実施しているメーカーがあります。
利便性やメリット・デメリットを知るには実際使ってみるのが一番です。


③ 複数のクラウドPBXサービスを扱う業者に依頼する

複数のサービスを把握しているため、企業ごとに適切なサービスを紹介してもらえます。



クラウドPBXを導入するなら「ラクリノ.Office」

「ラクリノ.Office」は株式会社イデックスビジネスサービスのオフィスリノベーションをご提案するサービスです。

クラウドPBXの導入はオフィスの効率化や生産性アップに効果があります。
「ラクリノ.Office」ではさまざまなクラウドPBXサービスを把握し、お客様の現状やご要望に合ったサービスをご提案します。



まとめ

クラウドPBXは、業務効率化とコスト削減が同時にできる一石二鳥の通信サービスです。
ネット環境に影響されやすいことや電話番号の引き継ぎができない場合があることなど、デメリットがないわけではありません。

ただしそのデメリットは解決方法もあるので、知識を身につけ適切な業者選びをすれば問題ありません。

クラウドPBXを比較・検討したいという企業の方は、適切な導入方法をご提案できる「ラクリノ.Office」にお気軽にお問い合わせください。


「ラクリノ.Office」

お電話:0800-200-7100(受付時間9:00〜17:00)※土/日/祝以外
メール:こちらより24時間ご相談を受け付けております。

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

お気軽にお問合せ下さい!対応地区:関東地区・関西地区・九州地区