ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

【全43項目】オフィス移転のチェックリスト完全版!

2021.12.14
オフィス移転・引っ越し

オフィス移転は作業内容が多いため、チェックリストで管理するのが一番です。ここではオフィス移転の担当者様向けに、移転作業を項目ごとにまとめました。移転作業にてこずっていてチェックリストを作ろうとしている方必見です。

オフィス移転作業は多くのタスクを伴います。
関係する工事だけでも複数あり、それぞれの業者と滞りなく取引を進めていくのは大変な作業です。

企業としても移転は大きなイベント。
失敗はできません。

任される担当者の方は光栄な反面、責任の重さを感じているのではないでしょうか?
すべての作業を忘れずに進めていくためには、チェックリストを作成するのが一番です
ここではオフィス移転の構想から移転後までのタスクをチェックできるよう、項目ごとに細かく作業内容をご紹介していきます。
オフィス移転のチェックリストを作成しようとお考えの方は、ぜひご一読ください。

オフィス移転は項目ごとにチェックリストを作る

オフィス移転は現在のオフィス・移転先のオフィス・移転作業など多くの作業が伴います。
それぞれの作業の中にも契約や工事・発注などの細かいタスクが満載です。

それらの作業を短期間に同時進行で行わなければなりません。
まずはそれぞれの項目ごとに必要なタスクをまとめて、チェックリストを作成しましょう。

 

現オフィスに関するチェックリスト

まずは現在のオフィスに関する項目から確認していきます。

オフィスの賃貸契約は、個人の賃貸住宅と違い元の状態に戻してから(原状回復)返却します。
その前に移転作業を行う必要があるので、注意しましょう。

 

解約手続き

一般的にオフィスを解約する場合、6ヶ月前までに連絡するのが主流です。
6か月以内に解約する場合は解約料が発生する場合もありますので、一番初めに取りかかるべき項目となります。

 

契約書の確認

最初に行うのはオフィスの賃貸契約書の確認です。賃貸契約書には解約に関する内容が記載されています。
その中でも必ずチェックしなければならない項目があります。

契約書のチェック項目

  • 解約連絡をいつまでにしなければいけないのか?
  • 敷金が返還される時期と金額は?
  • 特約事項があるかどうか?

敷金は原状回復費に充てられます。
残金が返還されることになりますが、必ずしもすべて戻ってくるとは限りません。
特約事項に「償却」が入っている場合があるためです。

償却とは敷金の中でも契約書に記載された額が戻ってこないという特約です。
原状回復費と償却分を引いた額が、後日戻ってきます。
ただし返還されるのがかなり後になる場合があるので、確認が必要です。
他にもいくつか特約があり内容が分かりにくい場合は、管理会社に問い合わせをしましょう。

 

解約連絡

解約の連絡期限が確認出来たら、解約の連絡をしましょう。

解約日は、オフィスの原状回復終了後で設定します。
オフィスの移転後ではないので、注意が必要です。

 

原状回復工事関連

オフィス移転をする場合、移転前の状態に戻してから返却となります。
原状回復に関するチェックリストも作っておきましょう。

 

契約内容の確認

こちらもまずは契約書の内容を精査することから始めます。
解約連絡後は、管理会社やオーナー・工事業者と連絡を取り合って進めていきます。

原状回復に関するチェック項目

  • □ 原状回復の義務がある範囲
  • □ 工事業者指定の有無
  • □ 居抜きの可・不可

作業後トラブルにならないように、原状回復はどこまですればいいのか確認が必要です。
契約書だけで詳細が分かりにくければ、管理会社に直接問い合わせましょう。

原状回復の業者は指定されている場合があります。
依頼する前にまず確認しましょう。

 

原状回復費見積もり依頼

原状回復費がいくらかかるのか見積もりを取ってみましょう。
指定業者がなければ、複数の業者に依頼すると料金の比較ができます。

 

原状回復費精査

原状回復費の見積もりが出たら、問題ないかどうか精査します。
不明点は必ず確認しましょう。
また引っ越し日程に関わってくるので、工事期間の確認も忘れずに行いましょう。

 

業者依頼

見積内容に問題がなければ業者を決定し、依頼します。

 

移転先オフィスに関するチェックリスト

次は移転先のオフィス選定に関する項目です。
今後の経営にも関わってくる部分なので、念入りに行いましょう。

 

移転目的と条件

まずはなぜ移転するのか、何を目的として移転するのかを明確にします。
やみくもに移転先を探すよりも、スムーズに進行できます。

 

移転目的をはっきりさせる

移転目的は企業によってさまざまです。
例えば以下のような目的が考えられます。

  • 業務を拡大するため
  • テレワークで狭いオフィスでよくなった
  • 企業イメージ向上や採用力の強化
  • 業務効率化のため
  • オフィス環境改善  など

 

移転先の条件を決定する

移転目的から移転先の条件が見えてきます。
条件は「立地・建物」「設備」「コスト」の3点を基本に決めましょう。

立地・建物

  • □ 建物の築年数や外観、規模
  • □ 周辺環境
  • □ 社員の通勤時間や取引先への利便性

設備

  • □ 駐車場の有無(数)

コスト

  • □ ランニングコスト
  • □ フリーレントの有無
  • □ 希望賃料

これらは移転先決定の際にも必要なチェック項目です。

 

移転先選定

条件が決まったら移転先を探していきます。

 

物件の比較・決定

決定した移転先の条件とあわせて、以下の内容を確認しながら決定しましょう。

立地・建物

  • □ エレベーターの使用状況
  • □ 電話番号変更の可否
  • □ 入居状況と入居者
  • □ 引っ越し可能な時期
  • □ 近隣の公共交通機関や道路の混雑状況
  • □ エントランスの雰囲気

設備

  • □ ビルの使用可能時間
  • □ 耐震・防犯・防災対策
  • □ 床面の耐荷重
  • □ コンセントの位置、電気容量(増設の可否)
  • □ 空調の稼働方法
  • □ 電話・インターネットの回線
  • □ トイレの数
  • □ 給湯室があるか

コスト

  • □ 賃料・共益費
  • □ 敷金・礼金・仲介手数料
  • □ 更新料
  • □ 照明・空調・点検口・警備・防災設備、間仕切り工事の可否と料金
  • □ 工事区分
  • □ 社員の通勤費

 

社内告知

移転先が決定したら、なるべく早い段階で社内告知します。
移転の理由やメリット等を理解してもらいましょう。

また個人所有のもので廃棄するもののリストを個々に作成してもらいます。

  • □ 社内告知
  • □ 廃棄物リスト作成

 

社内用マニュアル作成

社員に移転計画の告知後、社内で引っ越しのスケジュールと役割分担等を共有します。
マニュアルの内容は特に以下のことを詳しく記載しましょう。

  • 移転までのスケジュール
  • 役割分担
  • 当日までに個々が行うこと

 

移転先契約

おおよそ移転先の目星がついたら、契約を進めていきます。

 

賃貸借契約の精査・社内決定

契約書の内容を精査します。
賃料(預託金・共益費等含む)や特約、フリーレントの有無など問題がなければ社内稟議をあげて本決定となります。

 

入居申込書提出

管理会社へ入居申込書を提出します。
不明点があれば提出前までに確認しましょう。

 

入居日決定・預託金支払い

管理会社と入居日を決定し、預託金を支払います。
鍵の受け渡し方法も同時に確認しましょう。

 

移転先内装関係のチェックリスト

移転先が決定し次第、内装関係の作業に着手します。

 

レイアウト計画

まずは社内のレイアウトの計画を立てていきましょう。
一人では無理なので社内でプランニングメンバーを決定し進めていきます。
今後の働きやすさに関わってくるものなので、細かく見ていきましょう。

 

スケジュール立案・予算算出

推進メンバーが決まったら、スケジュールを決定します。

その後内装業者や什器の購入などそれぞれの予算計画をたてていきましょう。
レイアウトの専門業者に依頼し、プランを組み立てていきます。

 

内装工事業者の選定

内装工事業者を選定します。
価格だけでなく、企業イメージに合った内装を得意としている業者を探しましょう。

 

収納スペース・什器関連

収納スペースや什器は、今後の企業規模を考慮して決めていきます。
現在使用している什器をどうするかも検討しましょう。

  • □ 什器の機能性・品質の検討
  • □ 購入什器・不要什器の確認
  • □ 購入什器注文

 

OA機器・ネットワーク関連

OA機器の配置や、必要な数を想定します。

またネットワーク関連の見直しをしましょう。
セキュリティー面も忘れずに行います。

  • □ OA機器配置、個数決定
  • □ ネットワーク見直し
  • □ セキュリティー確認

 

室内環境関連

用途ごとにどの程度スペースを確保するかを決定します。
動線や配置の違いで機能性・快適性が変わります。

それにあわせて照明や空調などの室内環境についても、検討を始めましょう。

  • □ 個々の仕事スペースの確保
  • □ 照明確認
  • □ 個室の数(作業スペース・会議室・個室ブース・リフレッシュスペース等)
  • □ フリースペースの有無

 

法規上(防災・什器)の不具合確認

部屋ごとに必要な防災設備など、問題ないかビル管理会社に確認します。
什器の配置に関しても、壁や床に固定するなど防災上問題ないかチェックしましょう。

 

入居工事関連

入居先の工事はどこに依頼するかを決定します。
内容ごとに分けて発注するか、ワンストップで一つの業者に集約するのかも決めましょう。

手間を省くのであれば、一つの業者に集約するのがおすすめです。

 

工程表作成・詳細決定

工事の工程表を作成します。
それと同時に、鍵や現場の管理方法を業者と相談します。

  • □ 工程表作成
  • □ 鍵・現場の管理方法決定

 

ビル管理会社への工事申請

工事日程が決定し次第、ビル管理会社へ作業時間やエレベーターの占有時間を申請します。
同時に工事方法に関する確認もしましょう。

確認内容

  • □ 搬出・搬入経路・方法
  • □ エレベーターの大きさと重量制限

 

移転先各種手続きに関するチェックリスト

移転先で使用する回線や機器類の手続きを行います。
手続きに時間がかかる場合もあるので、早めに行う方がいいでしょう。

 

ネットワーク回線手続き

現在のネットワーク会社へ連絡します。
プロバイダなども変更する場合は、比較検討しましょう。

決定後は現地調査日や開通日を確定します。

 

電話回線手続き

1か月前には契約中の電話会社へ連絡し、回線確保を含めた移設手続きをします。
開通日を確定させましょう。

 

リース品手続き

これはリース品がある場合必要な作業です。

OA機器や什器でリースしているものがあれば継続するのか解約するのか決定します。
決まり次第リース会社へ解約もしくは移転の連絡をしましょう。

 

移転準備~移転後のチェックリスト

移転前だけでなく移転後にもやらなければならないことは多くあります。
ここでは移転前後のチェック項目をご紹介します。

 

移転関連

実際の移転に関連するチェックリストです。
当日慌てないように、業者だけでなく社員の行う作業も明確にしておきましょう。

 

引っ越し業者選定・手配

引っ越し業者の選定を行います。
コスト削減のためにも複数の業者から相見積もりを取って、費用を比較しましょう。

 

不用品回収業者選定

不用品回収を引っ越し業者に依頼するのであれば必要ありませんが、対応していなかったり、高額だった場合は専門の業者に依頼しましょう。

 

ビル管理会社へ移転作業申請

現在と移転先オフィスのビル管理会社へ引っ越し日を申請します。
作業時間やエレベーター占有時間の予定も忘れずに伝えましょう。

移転に必要な情報を確認し、引っ越し業者へ伝えます。

連絡内容

  • □ 搬出・搬入経路・方法
  • □ エレベーターの大きさと重量制限

 

オフィスマニュアル作成

移転先のオフィスマニュアルを作成します。
元のオフィスで作成している内容をもとに、「館内規則」や「ビルの安全管理システム」などについて説明しましょう。

 

引っ越し

引っ越し当日は各自荷物の梱包を行います。
また作成したマニュアルで各自の役割分担のチェックもしましょう。

 

データバックアップ

データバックアップは自分たちで行うこともできますが、引っ越し前後は慌ただしく手間もかかるので業者に依頼するのがベストです。引っ越し業者もしくは専門業者に依頼しましょう。

オフィスの立ち会い

旧オフィス・新オフィスの立ち会いをします。
引っ越し後の積み残しや搬入時に問題がないかをチェックします。
また旧オフィスの原状回復後、返却時にも立ち会いが必要です。

 

その他のチェックリスト

移転作業をするにあたり随時行うべき作業があります。
移転後すぐに必要なものもあるので、早めの準備がおすすめです。

 

挨拶状・名刺・封筒等作成

移転の案内状を1ヶ月前ぐらいには送付できるよう準備します。
準備の工程ごとに確認しましょう。

  • □ 送付先リスト作成
  • □ 案内状発注
  • □ 案内状送付

また移転するにあたって作成しなければならないものも多数あります。
漏れのないよう注意が必要です。

  • □ 名刺
  • □ 封筒
  • □ ゴム印
  • □ 住所変更シール

さらにホームページやSNSなどがあれば移転のお知らせと住所の記載変更をしましょう。

 

取引業者連絡

案内状は送付しないまでも、移転連絡を行わなければならない取引先がある場合はそれぞれ連絡しましょう。

  • □ 金融機関
  • □ 定期購読の雑誌・新聞
  • □ 定期的に支払いをしているところ
  • □ 事務用品・消耗品などの購入先

 

行政手続き

行政の手続きはとても煩雑です。
ここでは基本的な手続きについてご紹介します。
業種や就労人数によって特別な提出書類がいる場合があるので注意が必要です。

提出先 提出物 期限
法務局
(移転前の本店所在地の登記所)
本店移転登記申請書(移転前・移転後)
支店移転登記申請書(移転前・移転後)
本店:移転日から2週間以内
支店:移転日から3週間以内
税務署 事業年度・納税地・その他の変更異動届出書 移動後速やかに
給与支払事業所等の移転届出書 移転日から1ヶ月以内
都道府県税事務所 事業開始等申告書(移転前・移転後) 移動後速やかに
年金事務所 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届 移転から5日以内
労働基準監督署 労働保険名称・所在地等変更届 移転日の翌日から10日以内
郵便局 郵便物届出変更届 移転が判明したら、速やかに連絡をします。
公共職業安定所 雇用保険事業主事業所各種変更届 移転日より10日以内
消防署 防火・防災管理者選任(解任)届出書
※50名以上在籍する場合に必要
移転後すぐ
防火対象物工事等計画届出書 内装工事開始の7日前まで
消防計画作成(変更)届出書
※防火・防災管理者選任(解任)届出書と併せて提出
移転7日前まで
防火対象物使用開始届 移転7日前まで

場所によってはオンライン申請ができることもあります。
また書類以外に身分を証明するものや委任状などが必要な場合もあります。

届け出前に手続き先のホームページで確認しましょう。

 

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ご紹介したようにオフィス移転に伴う作業は、種類によって多岐にわたります。
また行政への提出書類も複雑です。

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まとめ

オフィス移転のチェックリストは企業によって内容が変わってきます。
今回ご紹介した基本的な項目を参考に作成しましょう。

またこれらをスムーズに行うにはいつ頃どのような作業をすればいいか、把握しておく必要もあります。
チェックリストとあわせてご確認ください。
→【オフィス移転】のやることチェック!全14項目を徹底解説

オフィス移転の社内負担を少しでも少なくしたいとご希望の場合は、オフィス移転を一括で担当する業者に依頼するのが一番です。
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この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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