ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

ibs導入ツールの紹介(クラウドストレージ編)

2021.03.10
クラウドサービス

ibs(イデックスビジネスサービス)では社員が使用しているPCに次のようなツールを導入することを義務付けています。

  1. (セキュリティ)ウィルスバスタービジネスセキュリティサービス(VBBSS)
  2. (クラウドストレージ)Dropbox Business
  3. (IT資産管理) AssetView

前回はセキュリティ対策ソフト「ウィルスバスタービジネスセキュリティサービス」を紹介しました。
今回はどこでもファイル共有を実現する「Dropbox Business」について紹介したいと思います。

そもそもDropboxとは

オンラインストレージサービスとも呼ばれる「Dropbox」ですが2008年にアメリカで個人向けのサービスとして開始され、2011年に日本国内でもサービスが開始されました。
インターネット上に自分専用のファイル保管場所を作るので、インターネットに繋がればどこからでもファイルにアクセスできます。

どこからでもアクセスできるメリットの一つがファイル共有です。
ファイル共有したい相手に対し許可を与えれば、メールに添付できないような大きなファイルでもどこからでもアクセスできます。 ファイルの中身を更新したら「更新されたよ」とDropboxから通知されますので、すぐに新しいファイルにアクセスできます。

Dropboxのもう一つの特徴が強力な同期機能。
PCの中に専用フォルダを用意することでその中のファイルとDropbox上のファイルを同期できます。 専用フォルダ内のファイルを修正・更新するとそれを検知してクラウド上のファイルも自動で最新状態に更新されます。

これらを法人向けサービスに組みなおしたのが「Dropbox Business」です。

法人向けに特化したDropbox Businessとは

Dropbox Businessには前述した基本機能に加え管理用コンソールが設けてあります。管理コンソールを使うことでメンバー(社員)の管理を行ったりフォルダの共有状況を管理することができます。

例えば退職した社員の登録を解除することで退職者がファイルにアクセスできなくすることができるだけでなく、退職者のDropboxフォルダを削除することができます。
このリモート削除機能はPCの紛失や盗難の際も使うことができますので情報漏洩対策にもなります。

取引先とのファイルのやり取りに共有フォルダを用いれば、メール添付による煩雑なやり取りを予防できます。
共有相手が増えたときはフォルダにアクセス許可を与えることで参加してもらえますし、共有の必要がなくなった相手は許可を取り消すことですぐにアクセスできないようにできます。

さらなるテレワーク環境の充実を目指して

ibsではテレワーク環境の充実を目標に

  1. 社内サーバーをDropbox Businessに移行
  2. Dropboxを利用したペーパーレスFax

といったことの実現を目指しています。

新しい生活様式が求められる時代です。
Dropbox Businessは新しい時代の働き方をインターネット活用で実現するツールです。

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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