ラクリノ特集SPECIAL COLUMN

増えつづける紙・紙・紙・・・ ~ペーパーレスで働き方を変えよう~

2021.04.02
ペーパーレス化・電子サイン

ペーパーレス化の真の目的、それは「業務改革」です。
コピー用紙使用を禁止したり制限して、紙の使用を減らしても全く意味がありません。
「紙の文書を使用せずに業務を行える環境」が必要なのです。

■ペーパーレス化とは?
ビジネスで使用する紙の資料をできる限り電子化すること。

紙文書が多く、このようなお悩みはありませんか?

  • 書類の持ち歩きを考慮すると働く場所が制限される
  • スマートフォンやタブレットでの情報共有の促進を妨げている
  • 承認、決裁、回覧などに時間がかかり、決断の遅れを招いている
  • 保管に物理的スペースが必要でオフィスの有効活用を妨げる
  • 必要な情報にたどり着くまでに無駄な時間を費やしてしまう
  • 重要書類の閲覧などの管理に物理的な手間がかかる



上記のように、1年経過して利用する書類はたったの「1%」というデータがあります。


紙での保管が義務つけられた文書を除いたとして、紙という形で残しておく必要がない書類が社内にどれだけ蓄積されているでしょうか・・・
「書類の電子化」が進むことでより円滑にテレワークを実施できます。

そこで今回は、特にコロナ禍でテレワークが浸透する中、ペーパーレス化を促進する「物理的なオフィス環境の整備」について3つのポイントをご紹介します!

物理的なオフィス環境の整備 3つのポイント

①フリーアドレス

席を固定しないことで書類の持ち歩きを抑止し、紙に頼らない働き方を促進。

 

②ペーパーレス会議

ノートパソコンの資料をいつでも写せるモニターを設け紙配布資料を廃止。

 

③個人モバイルロッカー

個人ワゴンを廃止し、モバイルロッカーに移行することで個人収納量の削減。

 

当社で3つのポイントを実践してみると・・・

当社でもこの3つのポイントを実践し、紙に頼らない働き方が浸透しております。

営業メンバーは全員フリーアドレスにしているので固定席はありません。
デスクワゴンもないのですが代わりに、各自の荷物は個人ロッカーにすることで必要最小限の荷物にしております。

この状況は数年経ちますが業務にも支障はないです。
それどころか、席を固定しないことで周りのメンバーにも話しかけやすい環境がつくられ、社内のコミュニケーションがより活性化されました。
会議においても紙資料は用意せずに、モニターに写すことで会議参加メンバーの目線が上がり、活発なディスカッションのきっかけにもなっています。

このような物理的なオフィス環境の整備は導入ハードルも低く、効果も実感できますのでオススメです!

この記事を書いた人

ラクリノ編集部スタッフ
働き方の進化をコンセプトに、オフィス改善のコンセプト設計から、効率的な運用設計、レイアウトプランニングなど、オフィスの新しい”働きやすさ”と“生産性の向上”を創造し提案していきます。

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